Cerrar un negocio es una decisión difícil, y lo último que quieres es que meses después te llegue una carta de Hacienda o del municipio por una planilla que no radicaste. La clave es entender que cada agencia tiene su propio proceso de cierre y que ninguna le avisa a las demás por ti. Esta guía te da el orden recomendado y los plazos que establece la ley.
Si estás vendiendo el negocio en vez de cerrarlo, muchos de estos pasos aplican igual al vendedor, y el comprador tendrá que hacer su propio Registro de Comerciantes.
Antes de cerrar: revisa tu situación
- Escoge la fecha de cese de operaciones. De esa fecha dependen varios plazos.
- Pide una Certificación de Deuda y una de Radicación en SURI. Así sabes si hay planillas o balances pendientes. Mira certificaciones de Hacienda.
- Haz una lista de tus cuentas: IVU estatal y municipal, retención de salarios y de servicios, contribución sobre ingresos, patente, CRIM y Departamento del Trabajo.
- Junta tus récords. Los vas a necesitar para las planillas finales y para guardarlos después.
Paso 1: el IVU y el Registro de Comerciantes
Última planilla mensual. Radica la Planilla Mensual de IVU del último mes en que vendiste, no más tarde del día 20 del mes siguiente, y paga el IVU estatal y el municipal. Desde julio de 2026, el IVU municipal de los 73 municipios integrados se paga por SURI desde la cuenta Ventas y Uso – Municipal. Si tenías locales en Bayamón, Carolina, Guaynabo, Mayagüez o San Juan, radica y paga también la última planilla municipal con ese municipio. Los detalles están en planilla mensual de IVU.
Notifica el cese en 30 días. La Sección 4060.01(e) del Código obliga a notificar a Hacienda el cese total o parcial de operaciones no más tarde de 30 días después del evento. Según la Carta Circular 26-13, las localidades se cierran desde la cuenta Ventas y Uso – Estatal en SURI. Si cierras solo uno de varios locales, cierra esa localidad y mantén las demás activas. No notificar el cambio conlleva una penalidad de $500 (Sección 6043.03(d)).
Cuidado con los pagos parciales. Si dejas un balance de IVU sin pagar, sigue acumulando intereses y recargos y aparece en la Certificación de Deuda, aunque el negocio ya no exista.
Paso 2: la contribución sobre ingresos
Planilla final. El negocio radica su última planilla de contribución sobre ingresos por el año en que cerró, con las fechas normales:
- Corporaciones: Formulario 480.2, el día 15 del cuarto mes después del cierre de su año contributivo (Sección 1061.16). Mira contribución de corporaciones.
- Entidades conducto: Formulario 480.2(EC) y los 480.6EC de cada dueño, el último día del tercer mes después del cierre (Sección 1061.03). Mira sociedades y LLC.
- Individuos con negocio propio y dueños de entidades ignoradas: el negocio se informa en tu planilla personal del año. Mira cómo radicar la planilla.
Aviso de disolución a Hacienda. La Sección 1063.05(d) dispone que, dentro de los 30 días siguientes a que una entidad adopte una resolución o plan de disolución o de liquidación total o parcial, debe rendirle a Hacienda una declaración jurada con los términos del plan y la información que requiera el reglamento.
Distribuciones en liquidación. Si la entidad reparte dinero o propiedad a sus accionistas, socios o miembros al liquidarse, la Sección 1063.05(e) exige una declaración jurada de esas distribuciones no más tarde del 28 de febrero del año siguiente, con copia a cada dueño. Las distribuciones en propiedad se informan a su justo valor en el mercado.
El cierre puede generar contribución. Vender el equipo, el inventario o el local, cobrar las cuentas pendientes o distribuir activos a los dueños puede producir ganancias tributables para el negocio o para los dueños. Planifica estas transacciones con un CPA antes de ejecutarlas.
Paso 3: si tenías empleados
- Hacienda: deposita la última retención de salarios, radica la última planilla trimestral 499R-1B y prepara los comprobantes 499R-2/W-2PR de los empleados del año. La fecha general del W-2PR es el 31 de enero del año siguiente; para el año 2025 fue el 2 de febrero de 2026 (Boletín 25-08). Mira retenciones patronales.
- Contratistas: radica las declaraciones informativas de lo que les pagaste en el año, y deposita cualquier retención de 10% pendiente. Mira declaraciones informativas 480.
- Departamento del Trabajo: radica la última planilla trimestral de desempleo y SINOT, paga lo que corresponda e informa el cambio en la condición de patrono, una de las gestiones que el DTRH lista en sus servicios a patronos. Desde septiembre de 2026, esto se hace en la plataforma Desempleo Digital.
- IRS: radica las últimas planillas federales de nómina, como el Formulario 941, siguiendo las instrucciones del IRS para negocios que cierran.
Paso 4: el municipio
Declaración final de volumen de negocios. El formulario oficial de Declaración de Volumen de Negocios (OGP PA01) tiene un encasillado de Planilla Final. Radícala en el municipio con la información de tu último año y paga la patente que corresponda. Mira patente municipal.
Pregunta en el Departamento de Finanzas municipal qué necesitan para cerrar tu cuenta de patente y, si aplica, la de IVU municipal en los cinco municipios no participantes.
Paso 5: el CRIM
Si tu negocio tenía equipo, mobiliario o inventario, probablemente radicaba la planilla de propiedad mueble ante el CRIM. Radica la última que te corresponda, paga el balance y pregunta al CRIM cómo informar que cesaste operaciones. El portal del CRIM permite radicar la planilla mueble y obtener la certificación de su radicación. Mira propiedad mueble.
Paso 6: el Departamento de Estado
Si tu negocio es una corporación o una LLC, cerrar las cuentas contributivas no elimina la entidad. La disolución de una corporación o la cancelación de una LLC se tramita en el Registro de Corporaciones del Departamento de Estado, conforme a la Ley General de Corporaciones (Ley 164-2009). Mientras la entidad siga inscrita, puede seguir teniendo obligaciones, como los informes anuales. Un abogado te puede ayudar con los documentos de disolución.
Paso 7: guarda tus récords
La Sección 4060.06 exige conservar en Puerto Rico la evidencia de las ventas y del IVU por no menos de seis años. Guarda también las planillas, los comprobantes de nómina, las declaraciones informativas y los documentos del cierre. Si Hacienda te audita después de cerrar, esos documentos son tu defensa.
Carmen cierra su café en Rincón, una LLC que tributa como entidad conducto, el 31 de octubre de 2026. Un calendario posible:
- 20 de noviembre de 2026: radica y paga la planilla de IVU de octubre y notifica en SURI el cese y el cierre de la localidad, dentro de los 30 días.
- Noviembre de 2026: los miembros adoptan el plan de disolución y la LLC presenta a Hacienda la declaración jurada dentro de 30 días.
- 31 de enero de 2027 (o el próximo día laborable): planilla 499R-1B del cuarto trimestre y W-2PR de sus dos empleados.
- 28 de febrero de 2027 (o el próximo día laborable): informativas de contratistas y declaración de distribuciones en liquidación.
- Planilla 480.2(EC) final y los 480.6EC de los miembros: el último día del tercer mes después de que termine el último año contributivo de la LLC. Si ese año cierra el 31 de diciembre de 2026, vence el 31 de marzo de 2027; si termina antes por la liquidación, vence antes. Su contador determina la fecha.
- Abril de 2027: declaración final de volumen de negocios en el municipio.
Preguntas frecuentes
¿Basta con dejar de radicar planillas para cerrar el negocio?
No. Si no notificas el cese, Hacienda sigue esperando tus planillas mensuales de IVU y puede imponer penalidades por no radicarlas. Notifica el cese en SURI dentro de 30 días y radica las planillas finales.
¿Cuándo radico la última planilla de ingresos si cerré a mitad de año?
En las fechas normales para tu tipo de entidad, a menos que tu año contributivo termine antes por el cierre. Si tu año es natural, la planilla final de una corporación vence el 15 de abril del año siguiente y la de una entidad conducto el 31 de marzo.
¿Qué pasa con las deudas que deja el negocio?
No desaparecen con el cierre. Las deudas de IVU retenido y de retención de salarios son especialmente delicadas, porque el Código puede responsabilizar a los oficiales encargados de remitirlas. Si no puedes pagar todo, mira planes de pago con Hacienda.
¿Tengo que avisar al municipio aunque no deba patente?
Sí, conviene radicar la declaración final de volumen de negocios y pedir el cierre de tu cuenta. Así el municipio no te sigue enviando avisos ni tasando patentes por años en que ya no operabas.
¿Necesito un abogado para cerrar?
Para un negocio individual pequeño, muchas personas lo hacen con su contador. Si es una corporación o LLC, si hay socios, empleados, deudas o venta de activos, conviene que un abogado y un CPA te ayuden con la disolución y las planillas finales.
Fuentes
- Código de Rentas Internas de Puerto Rico de 2011, según enmendado (Secciones 4060.01, 4060.06, 1061.03, 1061.16 y 1063.05), Departamento de Hacienda. hacienda.pr.gov
- Departamento de Hacienda, "Carta Circular de Rentas Internas Núm. 26-13 (integración del IVU municipal en SURI)", 30 de junio de 2026. hacienda.pr.gov
- Departamento de Hacienda, "Boletín Informativo de Rentas Internas Núm. 25-08 (comprobantes de retención y declaraciones informativas para el año 2025)". hacienda.pr.gov
- Departamento del Trabajo y Recursos Humanos, "Servicio Contributivo". trabajo.pr.gov
- Oficina de Gerencia y Presupuesto, "Declaración de Volumen de Negocios, formulario OGP PA01 (rev. febrero 2025)". guaynabocity.gov.pr
- Centro de Recaudación de Ingresos Municipales (CRIM), "Servicios en línea". crimpr.net
787TAX es una guía independiente: no es el Departamento de Hacienda, el CRIM ni el IRS. Esta página es informativa y no sustituye la asesoría de un CPA, un especialista en planillas o un abogado. Las cifras de los ejemplos son hipotéticas. ¿Ves un error? Escríbenos.
