Obligaciones del patrono en Puerto Rico, retenciones y planillas

Contratar a tu primer empleado cambia tus obligaciones de forma importante. En Puerto Rico, un patrono responde ante tres agencias: el Departamento de Hacienda por la contribución sobre ingresos retenida, el Departamento del Trabajo y Recursos Humanos (DTRH) por el seguro por desempleo y el seguro por incapacidad, y el IRS por el Seguro Social y Medicare federal. Esta guía te da el mapa general. Para pagos a contratistas, que no son empleados, mira declaraciones informativas 480.

Antes de la primera nómina

1. Número patronal federal (EIN). Se solicita al IRS. El IRS sustituyó el antiguo SS-4PR por el Formulario SS-4.
2. Registro en Hacienda. Con el EIN, el patrono crea su récord de patrono en Hacienda. La radicación y el pago de la retención en el origen, y la radicación de los comprobantes, se hacen por SURI.
3. Registro en el DTRH. El patrono solicita su número patronal para el seguro por desempleo y el SINOT. Desde el 1 de septiembre de 2026, estas gestiones se hacen en la nueva plataforma Desempleo Digital, que sustituyó el Portal de Patronos, según el DTRH.
4. Formulario 499R-4 de cada empleado. Es el Certificado de Exención para la Retención, donde el empleado indica su estado y exenciones. Con él calculas la retención usando las tablas de Hacienda.

Hacienda: retención de contribución sobre ingresos

Cuánto retener

El patrono descuenta en cada nómina una parte del salario por concepto de contribución sobre ingresos, según el Formulario 499R-4 y las tablas de retención de Hacienda. Las tablas que Hacienda publica como vigentes son las aplicables a salarios pagados después del 31 de diciembre de 2016. Si la reforma contributiva de individuos cambia las tasas, Hacienda tendría que publicar tablas nuevas; revisa su página antes de cada año.

Cuándo depositar

Según el Manual para Patronos de Hacienda, que aplica el Reglamento Núm. 5924:

Planillas y comprobantes

• Planilla trimestral (Formulario 499R-1B): vence el 30 de abril, 31 de julio, 31 de octubre y 31 de enero. Incluye el pago de lo que no se haya depositado.
• Comprobante de retención (Formulario 499R-2/W-2PR): se radica electrónicamente y se entrega a cada empleado no más tarde del 31 de enero del año siguiente. Para 2025, Hacienda fijó el 2 de febrero de 2026, porque el 31 de enero cayó sábado (Boletín Informativo 25-08). El mismo comprobante sirve para la Administración del Seguro Social federal.
• Estado de reconciliación (Formulario 499R-3): tiene la misma fecha que el W-2PR.

Según el Boletín 25-08, todos los comprobantes se radican solo electrónicamente por SURI, y la copia del empleado se entrega dentro de los siete días calendario siguientes a la fecha límite, por papel o por medios electrónicos si cumples los requisitos de Hacienda.

Departamento del Trabajo: desempleo, SINOT y seguro choferil

Seguro por desempleo y SINOT

Cada trimestre el patrono radica ante el DTRH la planilla de salarios pagados a cada empleado y paga tres partidas: desempleo, SINOT (Seguro por Incapacidad No Ocupacional Temporal) y aportación especial. Según el DTRH:

• Desempleo: se aplica la tasa que el DTRH le asigna a cada patrono para el año, sobre los primeros $7,000 de salario de cada empleado en el año natural. La tasa depende, entre otras cosas, del historial de beneficios cargados a la cuenta del patrono.
• SINOT: la aportación es 0.60% del salario hasta $9,000 por año natural. Puede pagarla el patrono solo o compartirla con el empleado, pero la parte del empleado no puede exceder 0.30%. Están exentos, entre otros, las entidades sin fines de lucro, los patronos domésticos privados, los gobiernos y los choferes cubiertos por el seguro choferil.

Seguro choferil

Si tus empleados conducen un vehículo de motor de forma regular como parte de su trabajo, te aplica el Seguro Social para Choferes (Ley 428 de 1950). El DTRH indica que el patrono paga 30 centavos por semana o fracción trabajada por cada empleado cubierto y le descuenta 50 centavos semanales a cada empleado. El chofer que trabaja por su cuenta paga 80 centavos semanales.

IRS: Seguro Social, Medicare y desempleo federal

Los salarios pagados en Puerto Rico están sujetos al Seguro Social y Medicare federal (FICA): el patrono retiene 6.2% de Seguro Social y 1.45% de Medicare de cada empleado y aporta una cantidad igual, según la Publicación 15 del IRS. La porción de Seguro Social aplica hasta el tope anual de salarios que fija la Administración del Seguro Social.

El IRS sustituyó las versiones "PR" de sus formularios. Según su aviso oficial:

Penalidades

El Código de Rentas Internas trata con severidad la retención no depositada, porque es dinero de los empleados:

• No depositar a tiempo la retención de salarios: penalidad de 2% de la insuficiencia por los primeros 30 días y 2% adicional por cada 30 días o fracción, hasta 24% (Sección 6041.01).
• Dejar de pagar o depositar la contribución retenida sobre salarios: penalidad no menor de 25% ni mayor de 50% de la insuficiencia, y hasta 100% si reincides (Sección 6041.05). La falta de fondos después de pagar la nómina no se considera una circunstancia fuera de tu control.
• No radicar o no entregar comprobantes: $500 por cada formulario no radicado, radicado tarde o no radicado electrónicamente (Sección 6041.11), y $100 por cada declaración no entregada a tiempo al empleado (Sección 6041.04).

Los oficiales responsables de una entidad que no entregan contribuciones retenidas pueden enfrentar además consecuencias penales bajo el Código.

787TAX es una guía independiente: no es el Departamento de Hacienda, el CRIM ni el IRS. Esta página es informativa y no sustituye la asesoría de un CPA, un especialista en planillas o un abogado. Las cifras de los ejemplos son hipotéticas. ¿Ves un error? Escríbenos.